Внутренние коммуникации в турбулентные времена: тренды-2023

Мария Тикунова PR-специалист

Как строить внутренние коммуникации сегодня и что надо поменять во внутрикорпоративном пиаре с учетом всех происходящих вокруг нас сегодня событий? Какими инструментами поддерживать моральный дух сотрудников компании в ситуации, когда вокруг все так непросто, неспокойно и столько угроз. Как донести до них, что компания — та самая опора, которая так нужна им сегодня? Как помочь сотрудникам не впасть в апатию и депрессию, избавиться от думскроллинга, не ввязываться в холивары.

Поддержание и укрепление морального духа

События, произошедшие в стране осенью прошлого года, заставили руководство компаний задуматься о поддержке и подъеме морального духа в коллективе. Особую важность приобрели встречи один на один, потому что у людей было угнетенное состояние, они не знали, что делать, нужно было помогать лично. Необходимо понять конкретные проблемы и тревоги сотрудника и в каждом индивидуальном случае найти оптимальное решение. Кому-то для душевного спокойствия стоило на какое-то время уехать из страны, и компания должна быть готова обеспечить возможность удаленной работы.

Нас ситуация заставила увеличить штат HR-отдела. Эти люди беседуют с каждым сотрудником как на профессиональные, так и на жизненные темы. Планирует ли сотрудник уезжать, что его тревожит, чем мы можем помочь. Проводить такие встречи должны не только HR-специалисты, но и руководители, тимлиды, руководители руководителей. Это морально-психологическая поддержка, она помогает людям пережить непростые времена.

Также мы давали возможность работать удаленно – не мешали людям уехать, если им так спокойнее, относились с пониманием. Благодаря индивидуальному подходу у нас уехало всего около 2% сотрудников, и все уже вернулись.

Практическая помощь с документами и организацией работы

В изменяющихся условиях важно следить за юридическими возможностями обезопасить своих сотрудников от неприятных сюрпризов, обеспечить их спокойствие законными способами. Это работа на опережение – нельзя ждать, когда какое-нибудь ведомство все объяснит и сделает удобный инструмент, например, для оформления документов для отсрочки от мобилизации. Нужно вести себя проактивно, самостоятельно задавать вопросы, выяснять формат таких документов, работать с юристами. Первое время справки придется писать самостоятельно, поскольку они будут меняться в соответствии с новыми требованиями, а затем его стоит автоматизировать. Это очень важная для повышения лояльности работа, она показывает сотруднику, что компания заботится о нем, готова оказывать максимальную помощь в сложной ситуации.

Мы следили за еженедельными брифингами Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций по поводу отсрочек от мобилизации, готовили необходимые документы. Сейчас уже сотрудник может заказать себе официальную справку через наш корпоративный портал.

Расширение внутренних коммуникаций

В турбулентных условиях важно не прекращать вести внутренний пиар, даже если внешний пришлось временно поставить на паузу. Нужно продолжать поддерживать внутренние коммуникации, готовить рассылки, проводить мероприятия, причем даже активнее, чем раньше. Внутренние рассылки и дайджесты должны стать менее техническими, в них должно появиться больше жизни и базового человеческого позитива. Надо чаще проводить опросы удовлетворенности сотрудников, чтобы держать руку на пульсе, понимать, как люди себя чувствуют, все ли их устраивает в работе, закрывает ли компания их проблемы. Когда ситуация начнет выравниваться и сотрудники найдут свои комфортные условия, стоит увеличить частоту корпоративных мероприятий. Это не обычные корпоративы, это своего рода ежемесячные тимбилдинги по проектам, отделам, городам. Они также полезны для поддержания морального духа, для укрепления связей в коллективе.

У нас давно налажены и автоматизированы внутренние коммуникации, мы выпускаем дайджесты, проводим опросы, встречи один на один. Есть уникальный формат DDP Meet – это инструмент нетворкинга, возможность поделиться знаниями, ну и просто пообщаться с коллегами. Такие митапы у нас проходят регулярно, в связи с последними событиями частота их была повышена: сейчас коллеги встречаются не реже двух раз в месяц. Еще мы, конечно, не упускали студентов, которые приходят к нам учиться, для них тоже были коммуникативные активности, чтобы они не терялись.

Мы разрабатываем новые форматы коммуникаций, скоро проведем опрос на тему выгорания. В нем на вопросы будут отвечать отдельные сотрудники из разных подразделений. Понятно, что по одному человеку сложно судить о делах во всем отделе, но хотя бы примерно настроение можно уловить и дальше, если потребуется, уже работать со всем подразделением. В случае выгорания важно понять, связано оно с работой или с какими-то личными причинами, подумать, что надо сделать, чтобы исправить ситуацию

Повышение вовлеченности

Главным инструментом коммуникаций в сложных условиях становятся встречи один на один, и они имеют любопытный побочный эффект: значительно повышается вовлеченность сотрудников. Она продолжает работать, даже когда проблемы уже решены, нет волнения и панических настроений. Люди привыкают к такому формату общения, перестают бояться задавать вопросы. Если человек хочет повысить свой грейд, или он устал и чувствует выгорание, или хочет перейти на другой проект, или вообще решил уволиться – раньше это часто держалось в себе, теперь он сам назначит встречу. Такие встречи позволяют эффективно решать проблемы: возможно, сотруднику стоит пройти обучение за счет компании, или ему пора пересмотреть зарплату, или помочь как-то еще.

В целом надо понимать, что жизнь в 2023 году не закончилась, а любые сложности – это повод двигаться вперед. В данном случае сложности привели к расширению внутренних коммуникаций, повышению их эффективности, большему сближению компании и сотрудников. Мы начали понимать реальные жизненные потребности людей, а они – ценить свое место работы и нашу заботу. Все это положительно сказалось на отношениях в коллективе, на уверенности в завтрашнем дне, позволило нам повысить эффективность и качество коммуникативных инструментов и практик.